学校政府采购内控管理制度（2025年修订）

第一章总则

第一条

为进一步规范学校ZF采购行为，把内部控制这道“篱笆”扎紧扎实，提高财政资金的使用效益，维护……以及省、市、区各级财政部门关于ZF采购管理的有关规定的严肃性和权威性，结合本校实际，特制定本制度。可以理解为：上面有规矩，这里是我们学校怎么具体落实、怎么操作的细则。

第二条

本制度所称“ZF采购”，是指本校在使用财政性资金时，依法对纳入集中采购目录范围内，或者达到采购限额标准以上的货物、工程和服务所进行的采购活动。

这里所说的“财政性资金”，是指纳入预算管理的各类资金，不论来源渠道，只要进了预算这本“账”，都要按ZF采购的规矩来办事。

本制度中：

“货物”，是指各种形态、各种类型的物品，包括原材料、燃料、设备、产品等实物；

“工程”，是指各类建设工程，包括建筑物、构筑物的新建、改建、扩建、装修、拆除、修缮等；

“服务”，则是除货物和工程以外的其他ZF采购对象，如各类咨询、培训、维护、管理服务等。

第三条

ZF采购应当遵循以下基本原则：公开透明、公平竞争、公正合理、诚实信用。

学校在开展ZF采购工作时，要认真贯彻执行国家有关政策，做到：

决策科学合理，不盲目、不跟风；

坚持勤俭节约，反对铺张浪费；

流程规范、高效运转；

权责清晰、管控到位。

同时，要建立和不断完善内部控制机制，做到所有ZF采购活动都依法、依规、依程序进行。

第四条

学校ZF采购的内部控制，应当覆盖采购活动的“全生命周期”，而不是只盯住某一个点。具体包括但不限于：

采购预算与计划管理

采购需求管理

采购方式的选择和审批

采购活动的组织实施

合同履行与验收管理

质疑、投诉的受理与处理

采购文件和档案管理

采购信息公开与披露等

通过对以上各个环节的有效衔接和控制，实现对ZF采购活动的全流程管理和风险防控。

第五条

本校ZF采购实行“统一领导、分级管理、各负其责”的管理体制。

学校建立由采购、财务、内部监督、xxx等相关部门或岗位共同参与的协调配合、相互制约的工作机制。各部门、各岗位在参与ZF采购活动时，应当严格遵守“不相容岗位相互分离”的原则，做到：

谁负责需求，谁就不能单独拍板定供应商；

谁负责评审，谁就不能负责合同签订和支付审核；

谁审核资金，谁就不能参与具体采购谈判。

通过明确职责和权限，强化流程控制，防止权力过度集中，严堵权力寻租的空间。

第二章组织机构与职责

第六条

学校成立ZF采购内部控制工作领导小组（以下简称“采购领导小组”），作为学校ZF采购工作的领导和决策机构。

采购领导小组由学校xxx、校长担任组长，分管后勤工作的副校长担任副组长，成员包括办公室、教务处、总务处、财务部门、xxx部门负责人以及相关业务部门负责人等。简单说，就是把与采购密切相关的“关键岗位”都拉到一个桌子上来共同把关。

第七条

采购领导小组的主要职责包括但不限于：

（一）贯彻执行国家、省、市、区关于ZF采购的法律法规和政策规定，结合学校实际，研究制定本校ZF采购内部控制制度和相关管理办法；

（二）审议学校年度ZF采购预算和采购计划，对重大采购项目的实施方案进行讨论把关；

（三）审定达到采购限额标准以上项目的采购方式，对拟采用非公开招标等特殊采购方式的申请进行审批；

（四）审议重要采购项目的需求方案和采购文件，协调解决采购工作中出现的重大分歧和问题；

（五）监督检查学校ZF采购制度的执行情况，对发现的违规违纪问题提出处理意见或整改要求；

（六）对其他需要集体研究决定的ZF采购重大事项作出议事决策。

第八条

学校设立ZF采购办公室（以下简称“采购办”），依托总务处，作为采购领导小组的日常办事机构，负责ZF采购工作的具体组织和落实。

采购办主任由总务处主任兼任，根据需要配备专职或兼职的采购管理人员，负责日常业务衔接和操作。

第九条

采购办的主要职责包括但不限于：

（一）在财务部门配合下，负责编制年度ZF采购预算建议和采购计划，并具体组织实施各项采购项目；

（二）负责采购项目的立项申报、计划备案，以及采购组织形式和采购方式的初步论证与建议；

（三）牵头编制和审核采购需求，组织需求论证和公开征求意见，对采购文件进行形式与合规性审核；

（四）具体组织采购活动：发布采购公告或邀请通知，组织开标、评标（评审），依法依规确定中标或成交供应商；

（五）负责ZF采购合同的草拟、签订过程协调，并跟踪合同履约，组织或配合相关部门开展项目验收；

（六）负责采购信息的公开发布、采购资料与档案的整理归档，以及有关统计报表的填报上报工作；

（七）负责受理和处理供应商的询问、质疑和投诉，按照相关法律法规和本制度规定的程序进行登记、调查、答复；对确需整改或移交的事项，提出相应意见；

（八）组织学校相关人员学习国家和地方ZF采购法律法规及业务流程，定期开展针对性培训，不断提高全体参与人员依法采购、规范操作的意识和能力；

（九）完成采购领导小组交办的其他与ZF采购相关的工作任务。

第十条

学校各相关职能部门应当坚持“统一领导、分工负责、协同配合、各负其责”的原则，在各自职责范围内做好ZF采购相关工作，大致分为以下几类：

（一）使用部门

根据本部门教学、科研及管理工作的实际需要，提出采购立项建议和采购需求，提供真实、准确、完整的技术参数和服务标准，对需求的真实性、必要性和适当性负责；

配合采购办开展市场调研、需求论证、预算测算等前期工作，对采购标的的技术条款、服务要求等提出专业意见；

参与采购文件中与技术、服务相关部分的编制与澄清，就采购标的提出咨询意见，但不得干预评审专家的独立评审和打分；

负责合同履行过程中的使用管理和日常监督，对货物、工程和服务的质量、使用效果进行记录并及时反馈问题；

按规定参与或组织项目验收，对验收结论的客观、公正和完整负责；

如因前期需求论证不足、使用管理不到位等原因，造成财政资金浪费或严重影响正常使用的，应当承担相应责任。

（二）财务部门

根据学校年度预算控制目标，审核各采购项目资金来源和支出合规性，确保采购资金的使用符合预算管理和财经纪律要求；

配合采购办审核年度ZF采购预算和采购计划，对超预算、无预算或者违反资金用途规定的采购行为予以及时制止；

严格执行“合同+发票+验收凭证”相统一的支付原则，按程序办理资金结算手续，建立健全ZF采购资金支付台账；

会同采购办、使用部门等定期分析采购资金执行情况，总结问题和经验，提出改进资金管理的意见建议；

配合审计、纪检等部门对采购资金使用情况进行监督检查，对审核把关不严、造成不良后果的，依法依规追究相关人员责任。

（三）纪检（或内部监督、审计）部门

对学校ZF采购制度的执行情况以及重点项目采购活动开展监督检查，关注并防范采购过程中的廉政风险；

受理教职工、供应商及社会公众对ZF采购活动的举报和投诉，依法依纪开展调查核实，提出处理意见和整改要求；

对采购活动中的关键环节、重点岗位进行廉政风险研判，提出完善内部控制和加强风险防控的建议；

依法依规对违规违纪人员提出责任追究建议，督促有关部门落实整改。

（四）资产管理、信息化、安全保卫等其他相关部门

根据各自的职责分工，配合采购办和使用部门做好以下工作：

资产管理部门负责采购资产的登记入账、日常管理和处置；

信息化部门负责信息系统相关项目的技术评估、安全运维和后期服务监管；

安全保卫等部门负责与工程安全、治安防控相关的协同工作；

共同确保采购标的在投入使用后实现资产安全、信息安全和使用效益的统一。

第三章采购预算与计划管理

第十一条

学校ZF采购实行“先预算、后采购；无预算、不采购”的基本原则。

所有拟实施的ZF采购项目，都必须事先纳入年度预算，并编入ZF采购计划，经审批同意后方可启动实施。任何“先买后说”“先干再补手续”的做法，原则上不予认可。

第十二条

在年度预算编制工作开始前，采购办应当会同财务部门和各使用部门，对上一年度ZF采购执行情况进行梳理和分析，总结执行效果和存在问题。

在此基础上，结合新学年的工作安排、设备更新和维护需求等，汇总形成下一年度采购项目建议清单，提出相应预算安排意见，报采购领导小组审议，并按程序提交学校相关会议集体研究。经同意后，纳入学校年度预算报批。

第十三条

在年度预算批复下达后，采购办应根据批复情况，编制《年度ZF采购计划》，明确：

每个项目的采购内容和基本需求；

预算金额及资金来源；

拟采用的采购方式和组织形式；

计划实施的时间安排等。

该计划须报采购领导小组审批后执行。未经批准，任何部门和个人不得擅自增加、删减或调整采购项目及其预算额度。

第十四条

因国家政策调整、突发事件处置、教学科研任务临时增加等特殊原因，确需对已审批的采购计划进行调整的，由使用部门提出书面申请，说明：

调整理由和客观背景；

拟调整项目的内容和资金安排方案；

对原有计划可能产生的影响等。

采购办对申请进行审核，财务部门对资金来源和预算平衡情况进行会签后，报采购领导小组集体研究决定，并按相关规定履行变更和备案手续。

第十五条

对于确属紧急的采购项目（如应急抢险、防汛救灾、防疫物资采购等），可依据国家和地方相关规定，启动紧急采购程序。

在紧急情况下，经学校主要领导批准后，可先行组织实施采购，但必须在事后及时补办有关审批、备案和会计核算手续，将相关资料纳入采购档案，并纳入事后监督和绩效评价范围，做到“事急但不乱、程序可追溯”。

第四章采购需求与方式管理

第十六条

采购需求管理应当坚持“真实、必要、合理、节约”的基本原则。

各使用部门在提出采购需求前，应当进行必要的调研和论证，认真思考以下问题：

这项采购是否确有必要，是否存在可替代方案；

采购标准、技术参数是否与实际需要相匹配；

是否存在超标准、超规格配置的情况；

严禁虚报、瞒报、重复申报项目，也不得借采购之名变相提高标准、追求“过度配置”。

第十七条

对技术较复杂、金额较大，或与师生安全、学校发展全局密切相关的重要项目，采购办应当组织专家进行专项论证。

必要时，可邀请校外相关领域的专业技术人员参加论证，从技术可行性、安全性、先进性、经济性等多个角度进行综合评估，形成书面论证意见，作为项目审批和选择采购方式的重要依据。

第十八条

采购方式的确定，应当严格依据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国招标投标法》及其实施条例和配套规章执行。

在总体上，坚持“公开招标为主，其他方式为辅”的原则，根据项目特点、金额大小、市场竞争状况等因素，依法依规选择适当的采购方式，不得随意规避公开招标，也不得以化整为零等方式规避限额标准和集中采购要求。